Rechten van betrokkenen

Deze procedure beschrijft hoe ROTO omgaat met de rechten van betrokkenen van wie persoonsgegevens worden vastgelegd of verwerkt. In het algemeen worden betrokkenen daarbij via een “algemene mededeling” geïnformeerd over de verwerking van persoonsgegevens, zoals werknemers via de arbeidsovereenkomst over de salarisverwerking en websitebezoekers via een cookie-melding. Tenzij de registratie vanuit zakelijke overwegingen vanzelfsprekend of noodzakelijk is om correct zaken te kunnen doen, bijvoorbeeld met leveranciers en afnemers, dan blijft dit achterwege. Betrokkenen hebben altijd het recht bezwaar of beroep in te stellen of een klacht in te dienen als zij van mening zijn dat ROTO met de vastlegging of verwerking van persoonsgegevens wetten en regels overtreedt of hun belangen onevenredig schaadt. Daarbij is het Privacybeleid zoals gepubliceerd op onze website mede leidend.

functionaris gegevensbescherming (fg)

Om correcte vastlegging en verwerking van persoonsgegevens te waarborgen en betrokkenen de gelegenheid te geven hun wettelijke rechten uit te oefenen heeft ROTO een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Verzoeken van betrokkenen kunnen schriftelijk worden ingediend bij c.bruin@rotogroep.nl of bij Roto B.V., Molenstraat 28, 1911 DA Uitgeest, Nederland. 

Als vaststaat dat verzoeker een rechtmatige betrokkene is en duidelijk is welke rechten betrokkene wil uitoefenen neemt de FG het verzoek in behandeling. Na zijn onderzoek informeert de FG de betrokkene binnen vier weken schriftelijk en met redenen omkleed over het genomen besluit en worden andere gebruikers van de persoonsgegevens geïnformeerd over mogelijke gevolgen van het onderzoek zoals een rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens of een beperking om gegevens te behouden of te verwerken, tenzij dat onmogelijk is of buitensporig bezwaarlijk.

Bezwaar en beroep

Als een betrokkene het niet eens is met de beslissing van de FG omtrent een besluit met betrekking tot een of meer van de hieronder genoemde rechten, dan kan de betrokkene zijn grieven kenbaar maken aan de directie van ROTO. De betrokkene heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Rechten van betrokkenen

Conform GDPR hebben betrokkenen onder meer de hieronder opgenomen rechten: 

Recht op informatie - onderzoek en besluit van de FG (artikel 13 & 14 GDPR)

Betrokkenen van wie persoonsgegevens worden vastgelegd of verwerkt, hebben recht op informatie en kunnen anderen machtigen om die rechten namens hen uit te oefenen. Maximaal tweemaal per jaar kan een betrokkene kosteloos opvragen welke gegevens zijn vastgelegd, tenzij dit ongegrond of buitensporig bezwaarlijk is. 

Inzage (artikel 15 GDPR)

Iedere betrokkene heeft recht op inzage in de eigen gegevens die worden opgeslagen of verwerkt, waarbij de volgende informatie wordt verstrekt: 

a. het doel van de verwerking; 

b. de betrokken categorieën van persoonsgegevens; 

c. of er gegevens aan derden worden doorgegeven en, zo ja, aan wie;

d. of er doorgifte aan andere landen of internationale organisaties plaatsvindt en, zo ja, aan wie; 

e. wat de (te verwachten) opslagtermijnen van de gegevens zijn; 

f. welke rechten de betrokkene heeft met betrekking tot de betreffende gegevens; 

g. dat de betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP); 

h. of er gegevens van de betrokkene uit andere bronnen dan de betrokkene zelf worden gehaald en, zo ja, welke; 

i. of er sprake is van geautomatiseerde besluitvorming/profilering, en zo ja, hoe dit werkt en wat de mogelijke gevolgen voor de betrokkene zijn.

Rectificatie, vergetelheid en beperken verwerking (artikel 16, 17 en 18 GDPR)

Iedere betrokkene kan vragen om over hem opgenomen persoonsgegevens te rectificeren, te vergeten of om de bewerking van data te beperken: 

I. rectificatie: om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te corrigeren; 

II. vergetelheid: om persoonsgegevens te “vergeten” (wissen van gegevens), als: 

• de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor deze verzameld zijn en er geen andere reden is om deze te bewaren; 
• het doel voor het verwerken van de persoonsgegevens is gebaseerd op de toestemming van betrokkene en betrokkene die toestemming intrekt;
• betrokkene bezwaar heeft tegen de verwerking en er geen zwaarwegende gronden zijn om de gegevens nog langer te bewaren of te verwerken;
• de persoonsgegevens onwettig zijn bewaard of verwerkt. 

III. het recht op vergetelheid wordt geweigerd als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor specifieke doelen zoals wettelijke verplichtingen of een juridische procedure; dan worden alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens bewaard en dienen bewaartermijnen in acht te worden genomen, zoals vanwege de archiefwet en wetenschappelijk of historisch onderzoek; 

IV. beperking bewerking: een betrokkene kan het verzoek indienen om de bewerking van zijn data te beperken als de accuraatheid van de gegevens in het geding is of persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel; de verwerking kan daardoor onrechtmatig zijn en betrokkene kan verzoeken de verwerking gedurende het onderzoek (tijdelijk) af te schermen of te verplaatsen, zodat deze onbereikbaar is voor medewerkers, waarbij de gegevens niet mogen worden verwijderd. 

Dataportabiliteit (artikel 20 GDPR)

Een betrokkene kan verzoeken om gegevens door te sturen naar een andere partij. De FG kijkt dan of er sprake is van digitale gegevens en of er voor deze andere partij een wettelijke grondslag bestaat voor het verwerken van die persoonsgegevens op basis van een overeenkomst of toestemming van betrokkene. De gegevens worden dan in digitale vorm verstrekt, voor zover die noodzakelijk zijn voor het beoogde doel. Dit geldt ook als ROTO de ontvangende partij is. 

Recht op bezwaar/verzet (artikel 21 GDPR)

Als verwerking van gegevens niet noodzakelijk is voor de uitoefening van een taak binnen het gerechtvaardigd belang van de verwerkersverantwoordelijke kan betrokkene bezwaar maken, bijvoorbeeld tegen verwerking voor direct marketing of wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden op grond van de specifieke situatie van betrokkene. 

Recht tegen geautomatiseerde verwerking/profiling (artikel 22 GDPR)

Betrokkene heeft het recht om niet onderworpen te worden aan besluitvorming uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profiling, waaruit rechtsgevolgen voortkomen of die betrokkene op een andere manier aanmerkelijk raakt. Tenzij dit nodig is vanwege een overeenkomst, deze is toegestaan door een rechtelijke bepaling of als betrokkene hier toestemming voor heeft gegeven.