Rechten van betrokkenen

Algemeen en beleidsregel

Betrokken zijn allen van wie door ROTO persoonsgegevens worden vastgelegd of verwerkt. Deze procedure beschrijft hoe ROTO omgaat met de rechten van betrokkenen. In eerste instantie zullen betrokkenen via een “algemene mededeling” worden geïnformeerd over de “verwerkingen van persoonsgegevens”, zoals werknemers die via de arbeidsovereenkomst over de salarisverwerking worden geïnformeerd en website bezoekers via een cookie-melding. Deze informatieplicht blijft achterwege als de registratie vanuit de zakelijke overwegingen vanzelfsprekend en noodzakelijk is om op een juiste wijze zaken te kunnen doen, bijvoorbeeld tussen leveranciers en afnemers. 

ROTO zal de rechten van betrokkenen conform de bepalingen van de AVG naleven waarbij de betrokkene altijd het recht heeft bezwaar of beroep in te stellen of een klacht in te dienen. Algemene informatie over het verwerken van deze gegevens is eveneens opgenomen in de Privacyverklaring en het Privacybeleid en -reglement op onze website.

Rol Functionaris Gegevensbescherming (FG)

De FG ziet erop toe dat betrokkenen aanspraak kunnen maken op de wettelijke rechten en is verantwoordelijk voor de behandeling van verzoeken op basis van deze rechten. Een verzoek om één of meer van bovengenoemde rechten uit te oefenen dient schriftelijk te worden ingediend bij c.bruin@rotogroep.nl of per post naar Roto B.V., Molenstraat 28, 1911 DA Uitgeest. 

Recht op informatie onderzoek en besluit van de FG – informatieverstrekking aan betrokkene

Betrokkenen van wie persoonsgegevens worden verwerkt of vastgelegd hebben recht op informatie (artikel 13 & 14 AVG) en kunnen ook andere personen machtigen om namens hen de eerder genoemde rechten uit te oefenen, waarbij een verzoek van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt, geschiedt door hun wettelijke vertegenwoordiger. Nadat is vastgesteld dat de verzoeker een rechtmatige betrokkene is en duidelijk is welk recht of welke rechten de betrokkene wil uitoefenen wordt het verzoek in behandeling genomen door de FG. Indien een betrokkene zich niet toereikend kan identificeren wordt het verzoek geweigerd. 

Maximaal tweemaal per jaar kan de betrokkene kosteloos gegevens opvragen, tenzij het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig bezwaarlijk is (bijvoorbeeld een repetitief verzoek). 

Op basis van het verzoek van betrokkene doet de FG onderzoek en zal hij de betrokkene binnen vier weken na het verzoek schriftelijk informeren over het genomen besluit. Het besluit is met redenen omkleed, is beknopt, transparant en begrijpelijk geformuleerd en vermeldt de mogelijkheid om bezwaar en beroep aan te tekenen dan wel een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.   

Tenzij dat onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vergt worden derde ontvangers/gebruikers van de persoonsgegevens geïnformeerd over de mogelijke gevolgen van het onderzoek zoals een rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens of een beperking om bepaalde gegevens verder te behouden of te verwerken.

Rechten van betrokkenen

In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG – hoofdstuk 2) zijn de rechten weergegeven van de betrokkenen waarvan (deels privacygevoelige) gegevens (kunnen) worden vastgelegd. Betrokkenen hebben naast het recht op informatie (artikel 13 en 14 AVG) tevens de hieronder opgenomen rechten: 

Inzage (artikel 15 AVG)

Iedere betrokkene heeft recht op inzage in de eigen gegevens en kan de gegevens opvragen die  door ROTO worden opgeslagen of verwerkt. Daarbij wordt voor zover de gegevens worden verwerkt en deze informatie beschikbaar is de volgende informatie verstrekt: 

1. het doel van de verwerking; 
2. de betrokken categorieën van persoonsgegevens; 
3. of er gegevens aan derden worden doorgegeven en, zo ja, aan wie; 
4. of er doorgifte aan andere landen of internationale organisaties plaatsvindt en, zo ja, aan wie; 
5. wat de te verwachten opslagtermijnen van de gegevens zijn; 
6. welke rechten de betrokkene heeft met betrekking tot de betreffende gegevens; 
7. dat de betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP); 
8. of er gegevens van de betrokkene uit andere bronnen dan de betrokkene zelf worden gehaald en, zo ja, welke; 
9. of er sprake is van geautomatiseerde besluitvorming/profilering, en zo ja, hoe dit werkt en wat de mogelijke gevolgen voor de betrokkene zijn. 

Rectificatie, vergetelheid en beperken verwerking (artikel 16, 17 en 18 AVG)

Iedere betrokkene kan met betrekking tot over hem opgenomen persoonsgegevens verzoeken deze te rectificeren, te vergeten of om de bewerking van data te beperken: 

1. rectificatie: om onjuiste of onvolledig verwerkte persoonsgegevens te corrigeren;
2. vergetelheid: om persoonsgegevens te “vergeten” (wissen van gegevens), indien: 
   • de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor de gegevens verzameld zijn en er geen andere reden is om deze persoonsgegevens te bewaren; 
   • het doel voor het verwerken van de persoonsgegevens is gebaseerd op de toestemming van betrokkene en betrokkene die toestemming intrekt; 
   • betrokkene bezwaar heeft tegen de verwerking en er geen zwaarwegende gronden zijn om de gegevens nog langer te bewaren of te verwerken; 
   • de persoonsgegevens onwettig zijn bewaard of verwerkt. 
3. het verzoek op vergetelheid wordt geweigerd als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor specifieke doelen zoals de uitoefening van wettelijke verplichtingen (compliance met Europese of Nederlandse wetgeving) of een juridische procedure; daarbij dienen de bewaartermijnen in acht te worden genomen zoals ten behoeve van de archiefwet en/of wetenschappelijk of historisch onderzoek; daarbij worden alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens bewaard; 
4. beperking bewerking: een betrokkene kan het verzoek indienen om de bewerking van zijn data te beperken als de accuraatheid van de gegevens in het geding is (zolang nodig om de accuraatheid te verifiëren) of de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel; de verwerking kan daardoor onrechtmatig zijn en de betrokkene kan verzoeken de verwerking gedurende het onderzoek (tijdelijk) af te schermen of te verplaatsen zodat deze onbereikbaar is voor medewerkers, waarbij de gegevens niet mogen worden verwijderd. 

Dataportabiliteit (artikel 20 AVG)

Een betrokkene kan verzoeken om gegevens door te sturen naar een andere partij, veelal een andere (gegevens)verantwoordelijke. De FG toetst daarbij of sprake is van automatisch verwerkte gegevens (dus geen papieren bestanden) en of er voor deze derde partij een op basis van een overeenkomst of toestemming van de betrokkene wettelijke grondslag bestaat voor het verwerken van de betreffende gegevens. De persoonsgegevens worden dan in een gestructureerde en machineleesbare vorm verstrekt en de ontvangende partij alleen die gegevens accepteert die noodzakelijk en relevant zijn voor het beoogde doel. Dit geldt ook als ROTO zelf de ontvangende partij is. 

Recht op bezwaar/verzet (artikel 21 AVG)

Betrokkene kan op elk moment bezwaar maken tegen de verwerking indien de verwerking van gegevens niet noodzakelijk is voor de uitoefening van een taak binnen het gerechtvaardigd belang van de verwerkersverantwoordelijke. Dit kan dan ook een bezwaar zijn tegen de verwerking met het oog op direct marketing en/of tegen de verwerking van de gegevens voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden op grond van de specifieke situatie van betrokkene.

Recht tegen geautomatiseerde verwerking/profiling (artikel 22 AVG)

Betrokkene heeft het recht om niet onderworpen te worden aan van besluitvorming die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking, waaronder profiling, waaruit rechtsgevolgen voortkomen of die betrokkene op een andere manier aanmerkelijk raakt. Tenzij de geautomatiseerde verwerking nodig is vanwege een overeenkomst, deze is toegestaan door een rechtelijke bepaling of als betrokkene hier toestemming voor heeft gegeven.

Bezwaar en beroep

Als een betrokkene het niet eens is met de beslissing van de FG omtrent een besluit met betrekking tot één of meer van de hiervoor genoemde rechten dan kan hij zijn grieven kenbaar maken aan de FG en daarna aan de directie van ROTO. Betrokkene heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.